Buchungen durchzuführen ist das tägliche Geschäft jedes Kaufmanns. Die Arbeitswelt hat sich diesbezüglich in den letzten Jahren stark verändert, denn kaum noch ein Kassierer tippt die Zahlen mit der Hand in die Kasse ein. Viele Vorgänge geschehen an der Kasse automatisch und die Verarbeitung der Zahlungen erledigt eine Kassensoftware.
Eine moderne Kassensoftware bietet dem Kunden eine große Anzahl von Funktionen. Sie bucht sämtliche Zahlungen in Echtzeit und wertet die Beträge sofort aus. Der Kaufmann weiß immer, wieviel er schon eingenommen hat. Die Daten lassen sich in verschiedene Dateiformate konvertieren und Buchhalter können damit weiterarbeiten. Mit wenigen Klicks ist der aktuelle Lagerbestand abrufbar und kann an die Auftragsverwaltung übergeben werden. Diese verarbeitet die Daten weiter und leitet sie an eine andere Stelle zur Weiterverarbeitung. Die Kassensoftware speichert die Daten zehn Jahre lang.
Jeder Unternehmer stellt sich zunächst die Frage nach den Kosten. Selbstverständlich kostet eine gute Kassensoftware Geld, doch der Unternehmer sollte die Preise vergleichen und die Software mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis wählen. Eine Kassensoftware verfügt über eine Vielzahl von Funktonen, die der Unternehmer nicht alle benötigt. Die meisten Firmen bieten verschiedene Ausführungen ihrer Software zu unterschiedlichen Preisen an. Unternehmer überlegen sich vor dem Kauf einer Software genau, welche Funktionen sie benötigen und suchen dann die passende Software. Wer sich als Kleinunternehmer eine Kassensoftware für ein großes Unternehmen zulegt, erlebt nur Frust und Ärger, da viele der Funktionen für ihn nicht nutzbar sind. Ebenso problematisch ist es, wenn der Selbständige Geld sparen möchte und nur die billigste Software kauft. Diese stößt sehr schnell an ihre Grenzen und der Unternehmer muss upgraden.
Die Installation einer Kassensoftware ist einfach und innerhalb weniger Minuten geschehen. Normalerweise kann sich der Interessent zunächst eine Demoversion herunterladen, mit der der Unternehmer die wichtigsten Funktionen testen kann.